PENGANTAR MANAJEMEN (Perencanaan Yang Baik Beserta Hambatanya) / 1

       I.            PENDAHULUAN

Perencanaan merupakan bagian integral dari tugas manajer. Ia meliputi pengembangan strategi dan desain alat- alat untuk pelaksanaanya. Perencanaan memeberikan kerengka kerja untuk pengmbilan keputusan terpadu dalam seluruh organisasi.[1]

 Penyusunan rencana dapat didekati dengan mengenali, memehami, dan memenuhi ciri- ciri  rencana yang baik. Perlu dipahami benar bahwa menyusun rencana berarti berusaha untuk secara sistematik memutuskan hal- hal yang akan dilakukan oleh organisasi dimasa depan dalam rangka mewujudkan kondisi masa depan tertentu yang diperkirakan akan menguntungkan organisasi. Karena itu, seluruh rencana yang disusun harus dengan terus- menerus memperhatikan faktor- faktor efisiensi, yang berarti bahwa dengan berbagai sumber dan sumber daya yang terbatas diperoleh hasil yang optimal.[2]

Pengambilan keputusan rencana  yang dalam jangka waktu panjang haruslah yang komprehensif guna dikembangkan untuk mencapai keseluruhan missi. Perencanaan jangka pendek dipakai pada tingkat operasi dan dilaksanakan melalui taktik terinci. Diantara keduanya adalah tingkat koordinasi, dimana manajemen menjabarkan strategi kedalam taktik, mengembangkan kebijaksanaan dan prosedur, mengintegrasikan proses perencanaan  melalui fungsi- fungsi.

Orientasinya yang kemasa depan, membuat perencanaan itu merupakan fungsi pokok bagi manajer unutk mengatasi lingkungan yang kompleks dan selalu berubah. Proses perencanaan yang dinamis adalah esensial bagi adaptasi dan innovasi.

    II.            RUMUSAN MASALAH

A.    Apakah Perencanaan itu?

B.     Bagaimanakah Peran Perencanaan Dalam Pengambilan Keputusan?

C.     Bagaimanakah Cara Pelaksanaan Strategi Dan Rencana Yang Baik?

D.    Apasaja Ciri- ciri Dari Sebuah Perencanaan Yang Baik Itu?

E.     Dimensi Apa Yang Harus Ada Dalam Perencanaan Yang Baik?

F.      Hambatan- hambatan Apa Saja Yang Sering Ada Dan Muncul Dalam Proses Perencanaan Yang Baik?

 III.            PEMBAHASAN

A.    Definisi Perencanaan

Rencana adalah suatu metode terinci yang dirumuskan sebelumnya, untuk melaksanakan atau membuat sesuatu. Perencanaan adalah proses memutuskan di depan, apa yang akan dilakukan dan bagaimana ia meliputi penentuan keseluruhan missi, identifikasi hasil- hasil kunci, dan penetapan tujuan tertentu disamping pengembangan kebijaksanaan, program, dan prosedur, untuk mencapai tujuan. Perencanaan memberikan kerangka untuk memadukan berbagai sistem yang kompleks mengenai keputusan- keputusan yang saling berkaitan dengan masa depan.[3]

Perencanaan merupakan dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan langkah-  langkah serta cakupan pencapaianya. Merencanakan bermakna memberdayakan suluruh komponen organisasi seperti sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources) dan sumber daya yang lain (other resources).[4]

Perencanaan merupakan sebagai suatu proses penentuan tujuan dan tindakan yang sesuia guna mencapai tujuan tersebut.[5] Suatu perencanaan haruslah yang komprehensif yang memaksimumkan total efektifitas organisasi sebagai suatu sistem yang sesuai dengan sasaran – sasaranya.

B.     Peran Perencanaan Dalam Mengambil Keputusan

Kebanyakan organisasi beroprasi dalam lingkungan yang berubah- ubah. Mereka harus siap menerima perubahan sebagai akibat yang tak dapat dihilangkan dari operasi mereka dalam dunia yang dinamis.

Pengambilan keputusan itu erat kaitanya dengan perencanaan. Suatu keputusn itu pada dasarnya adalah memilih dari berbagai alternatif. Keputusan itu bukan rencana, dalam arti bahwa ia tidak membutuhkan tindakan atau masa depan. Sebaliknya, suatu keputusan hanya melibatkan penerimaan suatu ide yang dapat mempengaruhi perilaku individu atau organisasidi masa depan. Keputusan tentu saja perlu pada setiap tahap perencanaan, dan karena itu berkaitan erat dengan perencanaan. [6]

Pesatnya kemajuan teknologi adalah salah satu yang mendorong perlunya perencanaan. Sebuah organisasi adalah tujuan yang dinyatakan dan mekanisme yang ditetapkan untuk mencapai sebuah tujuan. Mereka mempertanyakan, memeriksa, dan merumuskan kembali cara interaksi mereka dengan lingkungan untuk mencapai sebuah keputusan.

Dalam perencanaan banyak ditekankan perlunya sasaran yang jelas dan spesifik sebagai langkah pertama dalam proses perencanaan. Akan tetapi, sebagaimana telah dikemukakan, ada beberapa faedah dari kekaburan, terutama dalam situasi dimana kerumitan atau perspektif jangka panjangnya banyak ketidak pastian dilihat dari sudut pandang si pengambil keputusan.

Tujuan dari perencanaan adalah strategi tangguh yang dapat operasional produk atau jasa- jasa yang tepat, pada waktu yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan.[7] Perencanaan memberikan alat bagi individu dan organisasi untuk menghadapi perubahan lingkungan mereka. Pesatnya politik, teknologi, ekonomi dan bidang- bidang lain yang menunjukkan perlunya perhatian yang kontinyu untuk merumuskan kembali strategi pengambilan keputusan.

C.     Pelaksanaan Strategi Dan Rencana Yang Baik

Banyak topik yang dibahas dalam bagian ini yang langsung berkaitan dengan proses pelaksanaan rencana dan tugas- tugas organisasi. Mengingat latar belakang informasi yang relavan ini, ssekarang kita dapat memusatkan perhatian pada beberapa aspek kunci.

Pada umumnya, lebih banyak perhatian dicurahkan kepada perencanaan dari pada pelaksanaan. Perencanaan itu merupakan kegiatan intilekutual atau pemikiran, sedangkan pelaksanaan itu berorientasi pada tindakan.

Pelaksanaan perlu menghimpun sumber daya, menstrukturkan hubungan kerja, memadukan fungsi, dan mengawasi kegiatan- kegiatan yang berdasarkan kebijaksanaan, rencana dan prosedur. Mencapai sasaran dalam sistem manusia itu membutuhkan kepemimpinan pribadi yang efektif. Strategi yang mungkin berhasil karena dorongan, semangat dan kepemimpinan yang cemerlang yang menghasilkan komitmen dan usaha.

Strategi yang sehat mungkin pula hancur karena kurangnya kepemimpinan dan peserta organisasi hanya mengikuti arus saja. Sasaran yang nyata adalah menggabungkan strategi yang sehat dengan pelaksanaan yang terampil (skill full implementation) melalui kepemimpinan yang efektif.

D.    Ciri- ciri Sebuah Perencanaan Yang Baik

Dalam sebuah organisasi perencanaan mempunyai implikasi masa depan dan mengandung arti dibutuhkanya keahlian merancang rencana untuk tercapainya tujuan. Pada dasarnya rencana itu mempunyai 3 ciri- ciri yaitu:

1)      Perencanaan harus mengenai masa depan

2)      Perencanaan harus menyangkut suatu tindakan yang akan dilakukan

3)      Adanya suatu unsur identifikasi atau penyebab (causation) pribadi atau organisasi. Artinya, adanya jalan tindakan dimasa depan akan diambil oleh perencanaan atau oleh orang lain yang di tunjuk dalam sebuah organisasi. Masa depan, tindakan, dan pelaksanaan pribadi atau organisasi adalah unsur- unsur yang perlu dalam setiap rencana.[8]

Menurut Sigian, perencanaan yang baik dalam manajemen adalah perencanaan yang berciri sebagai berikut:

1)      Rencana harus memepermudah tercapainya tujuan yang telah di tentukan sebelumnya. Artinya, penyusunan suatu rencana tidak boleh dipandang sebagai tujuan, tetapi sebagai cara yang sifatnya sistematik intuk tercapainya suatu tujuan awal.

2)      Perencana harus sungguh- sungguh memahami hakikat tujuan yang ingin dicapai. Menyusun rencana merupakan salah satu fungsi organik yang harus dilakukan oleh setiap manajer.

3)      Pemenuhan keahlian teknis. Penyusunan suatu rencana yang kemudian disahkan manajer kemudian diserahkan kepada orang- orang yang memiliki berbagai jenis keahlian yang diperlukan. Agar rencana yang disusun itu terpadu dan komprehensif, maka anggota tim harus mampu bekerja sama sebagai satu tim yang kompak.

4)      Rencana harus disertai oleh suatu rincian yang cermat. Maksutnya, rencana tidak hanya mengandung jawaban terhadap pertanyaan: apa, di mana, bilamana, siapa dan mengapa. Tetapi, juga disertai penjabaranya dalam bentuk program kerja yang menyangkut segi kehidupan organisasi.

5)      Keterkaitan sebuah rencana dengan pelaksanaannya. Jika dikatakan bahwa suatu rencana  merupakan suatu bentuk keputusan, berarti hanya mempunyai makna bila dilaksanakan. Tepat tidaknya suatu rencana bukan terlihat dari cara perumusanya, tetapi pada pelaksanaanya.

6)      Kesederhanaan. Maksudnya adalah, kesederhanaan merupakan ciri rencana menyangkut berbagai hal seperti teknik penyusunannya, bahasanya, sistematikanya, formatnya, serta penekanan berbagai prioritasnya dan memperoleh pengertian yang sama dengan perencana. Kesederhanaan harus tidak mengurangi pentingnya kelengkapan rencana.[9]

E.     Dimensi Perencanaan

Dalam sebuah perencanaan sangatlah perlu suatu dimensi untuk mencapai tujuan, salah satunya yaitu dimensi waktu. Dimensi waktu itu sangatlah penting untuk fungsi pengawasan karena beberapa hal. Organisasi berkembang dengan rencana yang ada ( standing plans) yang terdiri dari keijaksanaan, prosedur, serta aturan- aturan atau ketentuan.

 Pengembangan sistem nilai yang relatif seragam diantara para anggota organisasi akan memberikan pra- pengawasan yang berfaedah. Penekananya adalah pada pencegahan menyimpangnya sistem dalam batas- batas yang telah ditentukan guna mencegah kejadian yang tidak diinginkan Banyak perselisihan mengenai bobot relative untuk sebelum dan sesudah ini.

 Pendapat paling ekstrim adalah jika cukup usaha diberikan untuk sebelum pengawasan, maka tidak perlu adanya sesudah pengawasan. Artinya, jika sistem nilai kelompok telah disadari sepenuhnya, maka semua tindakan individu dan organisasi akan berada dalam batas- bats yang di kehendaki, dan sistem itu akan mengatur diri sendiri.      

F.      Hambatan- hambatan Dalam Proses Perencanaan Yang Baik

Setiap perencanaan yang akan dilakukan pastinya tidak lepas dari suatu tantangan- tantangan dan hambatan. Menurut Silalahi menjelaskan bahwa perencanaan yang baik (good planning) dapat dilakukan apabila dapat diminimasi hambatan- hambatan dalam perencanaan. Hambatan perencanaan dapat di kategorikan atas dua kategori, yaitu:

1.      Individual- based barriers

2.      Organizationl- based barriers

Individu sering tidak mau dan tidak mampu merencana sebab hambatan personal untuk memaknakan partisipasi dalam perencanaan. Pada hal perencanaan efektif memerlukan masukan dan partisipasi aktif dari anggota organisasi secara individual. Hambatan utama dalam perencanaan efektif yang berasal dari hambatan individual memprioritaskan masalah- masalah hari- kehari kekurangan dari ketrampilan perencaan, reluktansi menentukan rencana dan tujuan, resistansi personal untuk perubahan. Hambatan kedua ditemukan pada tingkat organisasional, termasuk dalam hambatan organisasional ini adalah kendala tentang sumber- sumber, kendala berupa keterbatasan informasi yang dapat, resintesi organisasional untuk berubah.

Handoko merincikan hambatan- hambatan perencanaan yang efektif, yaitu sebagai berikut:

1)      Kurang pengetahuan tentang organisasi

Para manajer tidak dapat menetapkan tujuan- tujuan yang berarti bagi satuan- satuan kerja mereka tanpa mempunyai pengetahuan tentang pekerjaan satuan kerja dan organisasi secara keseluruhan.

2)      Kurang pengetahuan tentang lingkungan

Para manajer sering kurang memahami llingkungan eksternal organisasi, seperti pesaing, penyedia (pemasok), langgan, lembaga- lembaga pemerintahan, dan sebagainya, sehingga menjadi bingung tentang arah yang diambil dan enggan menetapkan tujuan yang pasti.

3)      Ketidakmampuan melakukan peramalan ssecara efektif

Rencana- rencana dibuat tidak hanya didasarkan pengamalan masa lalu, tetapi juga peramalan kondisi- kondisi dimasa yang akan datang.

4)      Kesulitan perencanaan operasi- operasi yang tidak berulang

Dalam organisasi banyaj operasi- operasi yang hanya berlangsung dalam saat tertentu saja yang tidak akan berulang pada saat- saat yang lain, namun perlu direncanakan. Para manajer sering melupakan hal ini.

5)      Biaya

Perencanaan memerlukan banyak biaya penggunaan sumber- sumber daya keuangan, fisik dan manusia dalam arti terjadi pemborosan- pemborosan dalam melakukan atau merealisasikan rencana tersebut.

6)      Takut gagal

Para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman terhadap keamanan jabatanya, penghargaan dan respek orang lain terhadap dirinya. Hal yang demikian ini membuat para manajer enggan mengambil resiko dan menetapkan tujuan tertentu.

7)      Kurang percaya diri

Bila manajer kurang percaya diri, maka mereka akan ragu- ragu dalam menetapkan tujuan yang menantang. Para manajer seharusnya merasa bahwa mereka dan kelompok kerjanya mempunyai kemampuan untuk mencapai tujuan organisasi.

8)      Ketidaksediaan nntuk menyingkirkan tujuan- tujuan alternative

Para manajer sering sulit untuk menerima kenyataan bahwa mereka tidak dapat mencapai semua hal yang penting baginya. Akibatnya, mereka mungkin menjadi enggan untuk organisasi terikat pada satu tujuan karena terlalu menyakitkan untuk menyingkirkan berbagai alternatif lainya.

 IV.            KESIMPULAN

Perencanaan merupakan dasar yang di gunakan untuk memilih tujuan dan mementukan langkah- langkah serta cakupan pencapaianya. Merencanakan bermakna memberdayakan seluruh komponen organisasi seperti sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources) dan sumber daya lain (other resources). Perencanaan sebagai suatu proses penentuan tujuan dan tindakan yang sesuai guna mencapai ttujuan tersebut.

Dalam sebuah organisasi perencanaan mempunyai implikasi masa depan dan mengandung arti dibutuhkanya keahlian merancang rencana untuk tercapainya tujuan. Pada dasarnya rencana itu mempunyai 3 ciri- ciri yaitu:

1)      Perencanaan harus mengenai masa depan

2)      Perencanaan harus menyangkut suatu tindakan yang akan dilakukan

3)      Adanya suatu unsur identifikasi atau penyebab (causation) pribadi atau organnisasi. Artinya, adanya jalan tindakan dimasa depan akan diambil oleh perencanaan atau oleh orang lain yang di tinjuk dalam sebuah organisasi. Masa depan, tindakan, dan pelaksanaan pribadi atau organisasi adalah unsur- unsur yang perlu dalam setiap rencana.

Hambatan perencanaan dapat di kategorikan atas dua kategori, yaitu:

1)      Individual- based barriers

2)      Organizationl- based barrier

    V.            PENUTUP

Demikianlah makalah yang telah kami sampaikan. Pemakalah menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini sangat jauh dan kurang dari kesempurnaanya, untuk itu kritik dan saran yang membangun guna perbaikan makalah selanjutnya. Dan semoga apa yang telah kami sampaikan kali ini  dapat bermanfaat  bagi kita semua. Aaamiin.

---

[1] Fremont E. Kast, James E. Ronsezweig, Organisasi& Manajemen2,(Jakarta:PT.Bumi Aksara,2007)hal:685

[2] Abdul Choliq MT, Pengantar Manajemen,(Semarang: Rafi Sarana Perkasa,2011)hal:123-124

[3] Ibid, Fremon E. Kast, hal:686

[4] Ibid,Abdul Choliq, hal: 115

[5] Ibid, Stoner, hal: 11

[6]  Ibid, Fremont E. Kast, hal: 686

[7] Ibid, Fremont E. Kast, hal: 688

[8]  Ibid, James E. Rosenzweig, hal:686

[9] Ibid, Abdul Choliq, hal:  124